日々の暮らしの中で、やるべきこと（＝タスク）を整理しなければならない場面は意外と多いものです。もうすぐ出かける時間だ、でもまだ洗濯物を干していない、身支度もしなければ……。さあ、どれから始める？ といったように、私たちは日々さまざまなタスクを行っています。
プライベートのタスクなら、少しさぼっても、優先順位を間違えても、それによって受ける影響は限定的です。しかし、仕事においてタスクの管理を誤ると、やるべきことが期限までに終えられず顧客からの信頼を失う、作業の遅延によって余分にお金を払う必要が生じるなど、広範囲に影響が出ます。そのため、仕事においてタスクの管理は重要なのです。
今回は、試行錯誤を繰り返す中でタスク管理のツボを理解した私が、普段どのように仕事のタスクを管理しているかを紹介します。
心配性のタスク管理
仕事におけるタスク管理についてお伝えする前に、タイトルにも付けた「心配性」について、私自身のことを少しお話します。
私は学生のころからなにごともきっちりやらないと落ち着かないタイプでした。提出物が遅れて先生に怒られたり、約束に遅刻したりしたことはほとんどありません。これは性格が几帳面なのではなく、極度の心配性かつ小心者で、時間に追われながら何かをするという精神的負担に耐えられないだけなのです。
就職してからは、いつも締め切りを守ってえらいと褒められることもあれば、判断が慎重すぎると指摘を受けることもありました。
もちろん、慎重すぎることで失敗することも数多くありますが、タスク管理においては、この性格はプラスに働くことが多いと捉えています。なぜなら、仕事では予定外の作業が発生することが多いため、すべてのタスクを余裕なく詰め込んでしまうと、1つに遅れが生じた場合に、以降の作業にも大きく影響するからです。
なぜタスク管理を行うのか
具体的なタスクの管理方法に入る前に、なぜタスク管理を行うのかを考えてみます。
タスク管理には、やるべきタスクの漏れを防ぐ、無駄を省くことによって作業時間を短縮する、行ったタスクを可視化できるなど、さまざまな効果が期待できます。もちろん、こうした効果を期待してタスク管理を行っている方が大半でしょう。
さらにここで一歩踏み込んで考えたいのは、「タスク管理を行うことで得られる効果」が、自分にとってどのようなメリットがあるのかです。
私の場合は、適切なタスク管理によってやるべきことを漏らさず完了し、タスクを期限内に終わらせることで、顧客をはじめとした周りの方からの信頼を得られることが自分にとって大きなメリットだと感じています。そのため、日々試行錯誤を繰り返しながらタスクの管理に取り組んでいます。
このように、タスク管理が自分にとってどんなメリットがあるかまで意識すると、効率よく管理するにはどうすればよいか工夫する意欲が湧いてくるのでおすすめです。
では、タスク管理の具体的な方法に入っていきます。
タスク管理の3つのポイント
私がタスク管理で心がけていることは、次の3つです。
- 優先順位を付ける
- タスクは漏らさず洗い出す
- 手段が目的にならないようツールを見直す
1つずつ順に解説します。
１：優先順位を付ける
タスク管理で欠かせないのは、タスクに優先順位を付けることです。そして優先順位を付けるために欠かせないのが、タスクに期限を設定することです。
タスクを洗い出し、それぞれを期限が近い順に並べることで、優先すべきタスクが見えてきます。タスク管理の基本ですね。
なお、期限が近い順に作業を進めるのが原則としては正しいものの、時には期限が一番近いタスクを最優先に取り組むのがベストではない状況も発生します。
リスケが難しい作業は優先度が上がる
では「期限が一番近いタスクを最優先に取り組むのがベストではない状況」とはどのような状況でしょうか。例えば、始業時に次のような2つのタスクがあったとします。
| タスク名 | 作業時間見積 | 期限 | リスケ |
|---|---|---|---|
| タスクA | 4時間 | 本日15:00 | 可 |
| タスクB | 15分 | 本日18:00 | 不可 |
期限が近い順に作業を進めるなら、タスクAを先に進めるのが正しいはずです。しかし、この場合、私はタスクBを先に進めます。
というのも、タスクAもタスクBも当日中に終わらせなければならないため、どちらも優先度が高い作業です。そのため、15分という短時間で片付くタスクBは先に終わらせてしまいます。こうすることで、「今日はアレもコレも終わらせないと……」という精神的負担が軽くなり、残りの時間をタスクAに集中できます。
また、ここで注目していただきたいのが、リスケ（スケジュールの調整）ができるかどうかです。
タスクBは、自分の作業のあとにほかの人の作業が待っているなどの理由で、リスケすることができません。仮にタスクAを先に進め、想定よりも時間がかかってしまった場合、時間に追われながらタスクBを進めなければならない可能性が出てきます。
急いで作業したことによりミスをしたり、クオリティを下げたりすることを防ぐためにも、この場合はタスクBを先に取り組むメリットがあると判断します。また、タスクBを先に取り組んだことによってタスクAが期限までに終わらないときは、タスクAはリスケが可能なため、報告・相談の上、期限を調整すれば問題ありません。
ほかの人が関わる作業は早めに取り組むのが吉
優先順位付けに関わるもう1つの重要な視点は、ほかの人が関わるかどうかです。
仕事には、ある程度自分の裁量で動ける作業と、ほかの人に依頼する／ほかの人から依頼される作業があります。ほかの人が関わる作業は不確定な要素が多いため、早めに取り組むよう意識したほうがうまくいくことが多いと感じます。
私の仕事は書籍の編集なので、ほかの人が書いた原稿をチェックしてフィードバックする機会が多くあります。そして多くの場合、修正が必要な箇所が見つかります。その修正量が多いのか少ないのかは、チェックしてみなければわかりません。ここが「不確定な要素」に該当します。内容に問題がなく、軽微な修正で済む場合もあれば、最初から書き直してもらわなければならない場合もあります。後者の場合、早めに進めておけば被害は最小限で済みますが、期限に余裕がないと、当初の期限までに終わらないことが多いことを経験上知っています。
反対に、自分の作業をほかの人にチェックしてもらう場合も、数日〜1週間程度は余裕をもって依頼するのが理想的です。確認してもらう期間に余裕がないと、チェックする側も最低限の指摘しかできないため、よりよいものを作る（クオリティを上げる）ための指摘をもらう機会を逃してしまうからです。
２：タスクは漏らさず洗い出す
タスクを漏らさず洗い出すことは、タスクを管理する上で重要です。いくら完璧な優先度を付けて仕事に取り組んだとしても、タスクリストから漏れていたタスクによって、ほかの作業がすべて押してしまうことが起こりうるためです（経験談です）。
私は、タスクを漏らさず洗い出すために、やるべき作業が発生したら、すぐにタスク管理ツールに登録する習慣を付けています。
口頭で連絡されたことや社外にいるときに連絡を受けたものは、すぐにツールを開けないので忘れてしまうことがあるため、特に気をつけています。アナログな方法ですが、一時的に紙の付箋を目立つ場所に貼ったり、スマホのメモに書いたりして対応しています。
３：手段が目的にならないようツールを見直す
以前は、このあと紹介するツールのほかにも、ガントチャート作成ツールなどを使ってタスクを管理していました。しかし、便利な一方、ツールを使うこと自体が負担になってしまうこともありました。作業を効率化するためにツールを導入したのに、仕事がスムーズに進まなくなっては本末転倒なので、現在は自分の負担にならない最低限のツールに絞っています。
ただ、結果的にいくつかのツールは使うのをやめてしまいましたが、使ってみないとどのツールが自分に向いているかはわからないので、気になったツールは試してみるのがおすすめです。私は、最近話題のNotionを使い始めました。まだ使いこなせていないので、これから自分なりの使い方を見つけていきたいです。
使用しているツール
ここからは、私がタスク管理に使っているツールを紹介します。現在は、「Trello」と「リマインダー」を使っています。
Trello
メインで使用しているツールは、Trello（トレロ）です。
チームでタスク管理するツールとして有名ですが、私は自分一人のボード（管理画面）を作り、個人のタスクを管理しています（※画像は説明用に作ったダミーのボードです）。
日付ごとにリストを作り、その中に案件ごとのカードを入れています。リストは、5日分＋翌週＋翌々週以降といった形で週の初めには7つのリストが並ぶようにしています（画像には収まっていませんが、6/3（木）の右側にもリストが並んでいます）。
この並びであれば、今日やるべきことは一番左にあるリストを見れば一目瞭然です。
リスト内のカードの並び順も、優先度順に並んでいます。優先度が変わるときは、カードを並べ替える（ドラッグ＆ドロップする）だけなので簡単です。
カードの中身は次のようになっています。ここでのポイントは、やるべきことをできる限り細分化することです。
やるべき作業が終わったらチェックを付けることで、終わった作業と残りの作業を可視化します。
ほとんどのカードが1日で終わらないものばかりなので、終わらなかったカードは翌日のリストに移動します。そして1日の終わりに、その日のリストをアーカイブ（見えない保管庫に移動）します。
なお、メールの返信など、1日で終わる作業はカードを登録するほうが手間なので、リマインダー（後述）に追加して忘れずに対応します。
余談ですが、Trelloは公開設定を「公開」にして利用すると、内容が全世界に公開されてしまいます。先日も、設定ミスによって情報を誤って公開した方がSNSで話題になっていたばかりです。
【参考記事】設定ミスでTrelloのボードが丸見えに!? ボードの公開範囲を確認しよう!!
https://internet.watch.impress.co.jp/docs/news/1316827.html
なお、公開設定はボード左上の「公開範囲を変更」から確認・変更できます。下記の画像のように「非公開」、または「ワークスペース」「組織」に設定されていれば問題ありません。
リマインダー（Google）
毎日、また毎週同じ曜日にやることは、リマインダーで管理しています。リマインダーはさまざまなツールがありますが、私はGoogleカレンダーを使っているので、カレンダーと一緒に表示できるGoogleのリマインダーを使っています。
リマインダーに登録しているタスクの例は、次のようなものがあります。
週間報告書の提出／スケジュール（社内用）の更新／案件の進捗報告／データのバックアップ／迷惑メールフォルダの確認／Macのごみ箱の削除／マウスの充電
これらは翌日に持ち越さない作業なので、リマインダーが適しています。
Googleのリマインダーで1点だけ気になるのは、通知が数秒で消えてしまう点です。常に画面を見ているわけではないため、見逃してしまうこともあります。
「この日」ではなく「この日のこの時間に忘れず対応したい」ことがある場合は、Macに標準で搭載されている「リマインダー」を使っています。Macのリマインダーなら、通知に対して何らかのアクションを取らない限り画面にずっと表示されるため、確実にタスクを実行できます。
最後に
ここで紹介したタスク管理の方法や優先順位の付け方は、あくまでも私が実践している方法です。人によってベストな方法は違うでしょう。
ご自分に合った方法でストレスにならないようタスクを管理できるのが一番です。皆さんも、ベストなタスク管理方法を探してみてはいかがでしょうか。